TS@NS è un sistema per la pianificazione, gestione e
controllo dei processi aziendali e delle risorse allocate.
È una applicazione web, concepita con l’obiettivo di fornire uno strumento con elevata
flessibilità e disponibilità, particolarmente adatto ad aziende con risorse che
operano in sede e fuori sede.
L’applicativo è installabile come servizio intranet oppure come applicativo web,
agevolando così l’utilizzo anche da parte di utenti che lavorano spesso fuori sede.
La scelta dell’ambiente web è stata dettata dalle seguenti motivazioni:
- Consentire agli utenti una rapida compilazione ovunque
si trovino, anche fuori azienda, con un portatile munito di connect card, da un
qualunque internet point o semplicemente da casa.
- Permettere all’amministrazione un controllo in tempo reale
dello stato dell’utente dando la possibilità di contabilizzare o semplicemente di
controllare giorno per giorno lo stato delle proprie risorse.
- Rendere paralleli i processi di compilazione e verifica
dando la possibilità di incrociare i dati relativi alle presenze (Time Sheet) con
quelli delle spese da rimborsare al dipendente (Nota Spese).
Il sistema TS@NS è dotato di un servizio di import export che lo predispone all’interfacciamento
con qualsiasi gestionale.
Tutte le anagrafiche necessarie al funzionamento dell’applicativo possono essere
inserite direttamente a programma oppure importate in diversi formati.
L’applicativo è dotato inoltre di un servizio automatico di controllo e aggiornamento
delle anagrafiche, è infatti possibile schedulare periodicamente le funzionalità
di import ed export mantenendo così i sistemi costantemente allineati.
Di seguito i principali aspetti che caratterizzano il sistema in esame:
- Definizione a carico dell’amministratore della società delle impostazioni generali
(anagrafiche risorse, Centri di Costo, commesse, ecc..) riducendo al minimo gli
interventi del Fornitore sulla procedura.
- Procedura semplificata che permette all’Amministratore l’attribuzione ad ogni risorsa
di un insieme di commesse/centri di costo.
- Gestione della pianificazione delle attività e delle assenze (ferie e malattie)
per tutte le risorse.
- Gestione del Time Sheet e della Nota Spese partendo dalla compilazione, da parte
dell’utente, fino alla convalida finale per la contabilità.
- Controllo del ciclo di vita del Time Sheet e della Nota Spese con gestione di molteplici
stati e transizioni.
- Efficiente sistema di sicurezza agli accessi con Username e Password. Sono possibili
diversi livelli di accesso (amministratore, utente, controllo personale, contabilità,
ecc.).
- Predisposizione di procedure per storicizzazione dei dati disponibili per statistiche
future.
- Riepilogo dello stato dei Time Sheet e Note Spese di tutti gli utenti in tempo reale
in un’unica schermata.
- Elevata interfacciabilità con sistemi informativi di gestione del personale e contabilità.
- Realizzazioni di stampe per singolo utente e globali.
Funzioni di Pianificazione e controllo
Ogni risorsa inserita nell’anagrafica di TS@NS avrà a disposizione una Username
e Password che dovrà utilizzare per entrare nel sito. Le funzioni che l’utente ha
a disposizione sono le seguenti :
- Modifica dei propri dati : Username, Password , Cognome,
Nome.
- Gestione e controllo delle anagrafiche di base.
- Pianificazione delle risorse sulle commesse abilitate.
- Controllo in tempo reale dello stato delle attività
compiate dagli utenti.
- Presa in carico dei Time Sheet e Nota Spese già convalidati
da parte degli utenti.
- L’ufficio del personale attua i controlli e le eventuali
correzioni legati alle presenze, permessi, ferie, straordinari ecc..
- L’amministrazione verifica le ore da fatturare sulle
diverse commesse, conteggia le spese da addebitare ai clienti, storna eventuali
anticipi di cassa e totalizza il rimborso da dare attribuire all’utente.
- Una volta che tutti i responsabili di settore hanno visionato
e convalidato sia il Time Sheet che la nota spese i dati vengono resi disponibili
al motore di interfaccia con i sistemi di contabilità.
Funzioni Utente
Ogni risorsa inserita nell’anagrafica di TS@NS avrà a disposizione una Username
e Password che dovrà utilizzare per entrare nel sito.
Le funzioni che l’utente ha a disposizione sono le seguenti :
- Modifica dei propri dati : Username, Password , Cognome,
Nome.
- Controllo della propria pianificazione e stampa del
riepilogo impegni.
- Compilazione Time Sheet.
- Compilazione Nota Spese.
- Validazione e invio Time Sheet e Nota Spese.
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